A se strinjate z mano, da, ko nekdo omeni plan (časovni, finančni, kadrovski), najprej pomislite na Excelove tabele? Če se ne, me prosim čimprej kontaktirajte, ker imate odlično alternativno rešitev ali pa ste zelo zanimiva oseba in bi vas želel spoznati. Še najverjetneje pa oboje.
V preteklih blogih sem veliko pisal o Excelu in poslovnem planiranju in o tem, v kateri točki trčite ob njegove omejitve. kopoti nazaj (ali drugam) tako rekoč več ni. Hkrati ta točka pomeni tudi spoznanje, da vse v čemer Excel (zelo očitno) blesti, za vas žal ne pomeni več veliko.
Pri opisu te situacije mi je zelo pomagal znanec, ki je z nami delil svojo zgodbo planiranja z vsemi ovirami in nervozo vred. Kaj torej lahko prepoznamo iz njegove zgodbe? Katere so velike omejitve Excela, v katerem sicer ljudje dokazano »delajo tudi čudeže«?
Ali so omejitve v sledljivosti spremembam, v številu verzij, ki jih člani večjih ekip izpolnjujejo vsak zase, nepovezano in na osnovi svojih izračunov ali vrtilnih tabel? Je omejitev »podajanje« teh zavihkov in datotek ali čakanje ter zamudna (ter zelo zahtevna) konsolidacija?
Dejstvo je, da Excel omogoča ogromno, a ima kot podpora planskemu procesu tudi šibke točke – ni podpore enotnemu toka dela, upravljanemu iz ene točke, ni sinhronizacije številk v realnem času, ki vodjem omogoča kontrolo končnega plana, nenazadnje ni »semaforja«, ki vključene opozarja na status njihovega dela in morebitne potrebe popravkov. In še in še…
Ampak začnimo na začetku.
Kaj nam o potrebah in zahtevah kompleksnejšega procesa planiranja pove uporabniška zgodba?
Izvemo, da bi delo močno olajšalo:
– centralizirani vnos podatkov (da se ne izpolnjuje 16 različnih Excelov oz. kolikor je že poslovnih enot, kaj šele, če se te nadalje drobi po poslovnih segmentih),
– vodenje in upravljanje procesa iz te iste centralne točke, kar hkrati pomeni, da je tudi nujno imeti možnost definirati in urejati dovoljenja planerjev na granulirani ravni (vsak naj dostopa in izpolnjuje tisto, kar je njegova neposredna odgovornost, naj se deljenje »gromozanskih« Excelov konča).
Vse zgornje bi našemu nadebudnemu vodji in njegovi ekipi zagotovo olajšalo in pohitrilo proces, a s pametno pripravljenim Excelom in dodatno komunikacijo in bolj »vojaškim drilom« sodelavcev, bi, roko na srce, lahko zelo elegantno to rešili tudi v Excelu – nenazadnje so prav to dosegli vsi predhodniki v preteklih letih.
A zamude in potrebne nadure in nervoza (stres, stres, stres!) niso nastali zavoljo zgornjih ovir dostopu, temveč predvsem zaradi omejitev na nivoju sledenja sprememb in zgodovine, neažurne oz. ročne konsolidacije številk in nesinhronizacije bilance stanja in IPI že tekom procesa. Vse to je moral znanec opravljati ročno, vrteti prejete Excele svojih 16 sodelavcev, pri čemer ni imel vpogleda v izvedene spremembe vnešenih številk, kar pomeni, da je zato, da bi razumel, kako je določena številka nastala, moral opraviti še »en kup« telefonskih klicev.
Ali ste za bolj elegantno planiranje od Excela?
Zamislite si situacijo, ko naš odgovorni planer, prek spleta kadarkoli vstopi v aplikacijo za planiranje, kjer že na prvi strani vidi status vseh posameznih planov, kaj je narejeno, kje so težave (na te ga opozarja rdeča barva), kdo potrebuje dodatne informacije, ipd.
Obenem se mu v realnem času sinhronizira končni plan podjetja in ga lahko od vsega začetka spremlja in daje povratne informacije svoji ekipi. Vsi vključeni lahko znotraj sistema ves čas komunicirajo, komentirajo od posamezne celice, do vrstice, vnosnega obrazca ali procesa v celoti. Takšna podpora bi našemu planerju omogočila, ne glede na direktorjeve zahteve in neodzivnost posameznikov, svoje delo zaključiti prej in veliko hitreje. Predvsem pa bi lahko direktorja o izračunih obveščal sproti in ne bi bilo treba čakati na »veliki« usklajevalni sestanek, temveč bi se ekipa srečala na kick-off delavnici in si le še segla v roke. To pa bi bilo nekaj, kajne?
Ali si želite, da bi takšno podporo planiranju imeli tudi vi?
Vas vsako leto obremeni opisana dinamika, kjer je kontrola vnosa in prilagajanja planskih številk nemogoča? Imeti avtomatizirano podporo v planiranju pomeni imeti hkrati nadzor nad kakovostjo in hitrostjo finančnega plana – to pa se trenutno pogosto medsebojno izključi, kajne?
Sistem za podporo planiranja pomeni narediti korak od načrtovanja do upravljanja uspešnosti.
