Prvi korak k boljšemu izkoriščanju podatkov pri odločanju

Z rastjo količine podatkov rastejo tudi skrbi: kje bomo vse te podatke skladiščili, kako jih bomo analizirali, kako bomo poskrbeli, da bodo pravilni in točni … V resnici pa je najpomembnejše vprašanje: kako bomo od vseh teh podatkov imeli največ koristi?

Vse prevečkrat se v podjetjih osredotočajo na vsa druga vprašanja. Zato rastejo stroški skladiščenja, obdelave, časa, ki gre za interpretacijo podatkov in razumevanje posameznih transakcij ipd. Hkrati pa so vse bolj obremenjene IT ekipe oz. analitiki v centralni službi, ki služijo kot podpora vodstvu za izdelavo in dodelavo analiz in poročil ter drugih potrebnih aplikacij. Te ekipe navadno postanejo tudi lastniki podatkov, kar pomeni, da so posamezniki znotraj teh ekip odgovorni za aktivno vzdrževanje podatkov, za upravljanje s pravicami in razumejo, kje so ti podatki uporabljeni.

Posledice pa so vse kaj drugega kot učinkovitost sistema in procesov, česar si v bistvu želimo. IT strokovnjaki oz. analitiki v centralni službi žal navadno nimajo dovolj poslovnega znanja, da bi dvignili nivo poslovne inteligence znotraj podjetja. Največ koristi od podatkov imajo namreč poslovni uporabniki, ki so hkrati tudi vodje procesov.

Prvi koraki naj bodo enostavni in znotraj enega procesa

Kakšne prve korake lahko torej naredite znotraj vašega podjetja, da bi dosegli želeno transformacijo? Ti so lahko za začetek zelo enostavni in preprosti. Zanje niti ni potrebno dolgotrajno sestankovanje, da bi dosegli prve pozitivne rezultate. Najlažje je, če se spremembe delajo znotraj procesov in v manjšem okviru. Vodja naj zgolj določi proces oz. oddelek, kjer se bo transformacija najprej testirala.

Najprej mora lastnik procesa ugotoviti, kje se nahajajo podatki, nato pa ugotoviti, kakšen je podatkovni tok. Nato je na vrsti identifikacija vrednosti podatkov. Vprašati se je potrebno, kako nam določeni podatki koristijo in katere podatke bi še morali pridobiti za svoje delo, ki bi nam lahko pripomogli k uvidom ter dali podporo našim odločitvam.

Najprej razumevanje vrednosti, nato polno lastništvo in učenje upravljanja s podatki

Ko enkrat razumemo vrednost, ki nam jo dajejo naši podatki, potem je čas, da se odločimo za polno lastništvo nad podatki. Tudi koraki do tega so lahko manjši. Seveda v začetku brez podpore IT strokovnjaki oz. analitikov v centralni službi ne bo šlo, vendar če želimo razbremeniti IT ekipo in pridobiti od podatkov kar največ koristi, potem si je za to transformacijo potrebno vzeti čas:

1. 1. Vsak lastnik procesa mora najprej od IT strokovnjakov oz. analitikov v centralni službi pridobiti znanje, kako upravljati s podatki.
   2. IT ekipa nato podeli lastniku procesa pravice nad temi podatki.
   3. Naslednji korak je pridobivanje znanja o uporabi orodij za delo s podatki ter seveda možnost uporabe teh orodij.
   4. Ko enkrat znamo delati s podatki, se je potrebno še naučiti, kako za te podatke skrbeti in cel proces vzdrževati.

Primer dobre prakse naj definira proces in zgled ostalim poslovnim uporabnikom

Za začetek bo dovolj že en sam lastnik določenega procesa. Ko bo transformacija na tem procesu končana, lastnik podatkov pa bo namesto IT strokovnjaka oz. analitika v centralni službi sedaj postal poslovni uporabnik, bo podjetje pridobilo prvi primer dobre prakse znotraj podjetja. Enak proces seveda podjetje lahko uporabi še pri ostalih lastnikih procesov.

Podjetje bo na ta način pridobilo delno ali polno samopostrežno storitev, kjer bodo lahko poslovni uporabniki z malo ali nič IT znanja pridobili vpoglede v podatke in si olajšali oz. izboljšali proces odločanja. IT ekipa bo ostala v ozadju kot tehnična podpora, ki bo skrbela za nemoteno delovanje sistema ter dejansko optimizacijo hranjenja podatkov, a ne bo več obremenjena z delom, ki ga lahko opravijo poslovni uporabniki sami. Ko je ta transformacija na ravni podjetja delno ali v celoti zaključena, je potrebno določiti posameznika ali skupino, ki bo oz. bodo spremljali, ali imajo lastniki procesov zares lastništvo nad svojimi podatki in ali proces izvajajo oz. ga vzdržujejo.

Poslovni uporabniki, ki postanejo tudi lastniki podatkov, hitreje sprejemajo boljše odločitve

Podjetje, ki se bo potrudilo narediti transformacijo lastništva podatkov od IT ekip oz. centralnih analitičnih ekip do poslovnih uporabnikov, bo lahko izkoristilo prednosti, ki jih ponuja izboljšana poslovna inteligenca: hitrejše in boljše odločanje, pospešen razvoj novih analitičnih aplikacij, pridobivanje konkurenčnih prednosti, odkrivanje novih možnosti. Predvsem pa bodo poslovni uporabniki zadovoljnejši, saj se bo zmanjšala njihova odvisnost od IT ekipe, ker bodo vedeli, kako in kaj je s podatki v procesu in kako lahko ob spremembi procesov raven podatkov ostane kakovostna ali pa se kakovost izboljša in podpira odločevalske procese.

To pa je tudi osnovna podlaga, na kateri podjetje lahko gradi svojo poslovno inteligenco, od katere bo imelo kar največje koristi.

Pogovorimo se o  vaših izzivih in skupaj oblikujmo pravo rešitev. 

Pišite Janu Markunu, vodji področja za planiranje, analitiko in poročanje in dogovorili se bomo za kratek termin.  

Ne spreglejte sorodnih člankov