Priprava letnega plana je lahko kontroliran proces, ne živčna dirka

by | 07. Nov 2021 | BizView, Blog, Poslovno planiranje

Nekatere zgodbe, tudi planerske, so junaške, s srečnim koncem. Druge so lahko hudo neprijetne, zanamcem v opomin. Zakaj torej ne bi ukrepali pravočasno? Obstajajo izkušnje drugih in rešitve, zato ni nobene potrebe, da zabredemo v težave. Še več – postanemo lahko še boljši in prilagodljivejši.

To je zgodba, ki sem jo lani, 14. decembra, slišal od kolega, finančnika iz srednje velikega podjetja. Zdel se mi je zlomljen in brezvoljen.

Zgodba planerja in njegove bolečine 

Vse se je začelo septembra. Takrat sem bil tako ponosen. Nova odgovornost. Z veseljem sem jo sprejel: vodja priprave letnega plana.

Bil sem pripravljen. Vsi planerji so bili pripravljeni, način vnosa in vsi obrazci za vnos poznani vsem. Pretekle napake v Excelovih tabelah smo popravljali vse lansko leto. Začenjali smo konec septembra, končni rok za upravo je bil 15. december, ko bodo potrjevali plan. Po moji oceni: optimalni pogoji.

Zanos je bil velik. Obvestil sem vse planerje iz 16 enot, opravili smo usklajevalne sestanke, potrdili vsebino in mejnike. Naš interni rok oddaje sem postavil na 1. decembra, da imam čas za končno uskladitev z direktorjem.

Šlo je gladko. Večinoma. Do sredine novembra sem prejel plan od 14-ih planerjev, konsolidiral prejeto in odpravljal napake v posameznih planih. Zadnja dva planerja sta bila težavna. En, preveč zagret, mi je dvakrat dnevno pošiljal spremenjene podatke v pregled in mnenje, da sem komaj sledil, kaj sploh spreminja. Zadnji pa ni oddal nič do zadnjega dne, 1. decembra. Stisnil sem zobe, konsolidacija vseh prejetih obrazcev je bila mali podvig. A sem uspel in prišel na usklajevalni sestanek z direktorjem pripravljen. Tam pa … bomba.

Direktor ni bil zadovoljen s planiranim dobičkom. Ker je “prenizek” in da naj “znižamo stroške”. Verjetno se je to njemu zdelo enostavno. Meni je zadrgnilo grlo. To pomeni vse še enkrat z vsemi šestnajstimi planerji, ponovno pridobivanje posameznih planov in konsolidacijo na koncu. Končni rok za upravo pa je še vedno 15. december. Kar nam je komajda uspelo v dveh mesecih, naj bi sedaj izvedli v samo dveh tednih. Za nameček se zaradi popravkov številke niso več ujemale in imel sem dovolj nadur v zadnjih dneh.

Bal sem se, da bo na prihodnjem sestanku sledila nova “enostavna” zahteva …

Direktor je hotel, da 11. decembra, 4 dni pred končnim rokom, zberem vse planerje. Bojni načrt je bil, da bomo skupaj učinkovito korigirali plan in potrdili končno različico za upravo. Pa ni bilo tako zmagovito.

Ustavilo se je že na začetku sestanka in to zaradi tako banalne stvari, kot je slab projektor. Naša skupna, velika planska tabela je bila pač ogromna. Številk se sploh ni videlo, komentarjev še manj. Ves čas sem moral povečevati in pomanjševati preglednico in po desetih minutah se je ekipa izgubila v stolpcih in vrsticah. Do želenih sprememb sploh nismo prišli.

Tega ni nihče pričakoval. Večina jih je prvič videla plansko tabelo v celoti. Prvič so dojeli, kako njihov del prispeva k celoti. Nato je izbruhnila žolčna debata o tem, kako bi moralo biti, kdo ima premajhen in kdo prevelik delež v planiranih prihodkih … Nekateri so se zapičili v posamezne spremembe, ki smo jih na končnem planu že naredili, češ da niso pravilne in da kdo je vpisal in spreminjal številke. Sledljivost v Excelu ne obstaja. Kdo bo zdaj komu kaj dokazal ali razložil?

Bila je popolna zmešnjava.

Direktor je sestanek prekinil. Odločil je, da se izdela nova različica plana, kjer bodo določeni stroški in storitve planirane na nivoju celotnega podjetja, nekateri prihodki in stroški se bodo razdelili na produktna področja, ostalo pa naj ostane, kot je. Njemu se je, tako kot “manjše” spremembe planiranega dobička prejšnji teden, to zdelo enostavna in hitra rešitev.

Nisem mogel verjeti, da bomo šli v spremembo strukture plana – in to 4 dni pred rokom. Ki se seveda ne spreminja.

Kaj je pomenila sprememba strukture? Moral sem popolnoma preoblikovati obstoječe planske preglednice in iz dosedanjih šestnajstih, pripraviti dodatne za vsako od novih področij, eno skupno za celotno podjetje, obstoječe pa prilagoditi za tisti del, ki se ne spreminja. Vse to ponovno (tretjič!) poslati z navodili vsem šestnajstim planerjem, zbrati njihove vnose, jih agregirati in prenesti v dodatne preglednice.

Danes moram to predstaviti direktorju.

Jutri je 15. december in direktor bo to predstavil upravi. Stari, ni kul.

Res, ni bilo. Žal mi ga je bilo. Nisem imel srca, da ga spomnim, da sva se že pred časom pogovarjala o avtomatizirani podpori planiranju, samo nasul bi mu soli v rano. Saj sem vedel, da ve.  

Čez dva meseca sem ga vseeno vprašal, kaj o tem, da so že zdavnaj prerasli Excel, meni njegov direktor. In o tem, da bi za take “male” spremembe, kot jih je mukoma čaral lani, potreboval avtomatizirano orodje. 

“Direktor pravi, da ni šans”, mi je povedal s praznim pogledom.  

Verjamem, da njegov direktor ni hudoben. Morda samo ne vidi, kako izpiti so njegovi ljudje. Morda ne sluti, kako za las gre vsako leto pred upravo … in na kako tankem lasu takrat visi njegov ugled. Ampak vseeno ne razumem, zakaj še vztraja, da se dela izkop za temelje z lopatami, ko pa večina konkurence isto opravi z bagrom, veliko hitreje in z manj stresa. Kako hudo mora biti, preden bo jasno, da lopata ni primerno orodje za vsak izkop? In Excel ne za vsak plan? 

Niso vse zgodbe junaške zgodbe. Upam, da se bo ta le spremenila v zgodbo o uspehu. Pot je znana, samo odločiti se je potrebno za štart.  

Do takrat pa vam kako od zgodb o uspehu lahko zaupamo v živo. Iz drugih podjetij, seveda. So ta podobna vašemu? Morda. Preverite. Pokličite ali nam pišite, pogovorili se bomo, kako so vaše sedanje težave uspešno rešili drugod. 

Lahko pa si tudi preberete kaj več o orodju BizView. Uporabljate ga enako kot Excel, z istimi formulami, a ima vse, česar Excel nima. 

Se želite pogovoriti o vaših izzivih?

Pišite Gregorju Jeromnu, vodji programov in dogovorili se bomo za kratek posvet.

Gregor Jeromen

Gregor Jeromen

vodja programov

E: gregor.jeromen@result.si
M: +386 41 755 417

Ne spreglejte sorodnih člankov

 

Želite prejemati pomembne novosti in nasvete za doseganje boljših poslovnih rezultatov?

Naročite se na Resultove novice →