Najbolj boleča točka v podjetjih je, ko se zavedo, da začenjajo iskati možnost planiranja ali priprave poslovnega poročila, ki je manj od optimalne, ker se umikajo (ne)učinkovitosti lastnega procesa. Zaboli jih, ko ugotovijo, da morajo vse skupaj še enkrat pripraviti,« opozarja Nejc Župevec, vodja programa Poslovno planiranje  v podjetju Result. To namreč kažejo njegove izkušnje iz srečanj s številnimi podjetji, kar pomeni, da večina podjetij nima urejenih podatkov.

Na kakšne načine podjetja nimajo urejenih podatkov

Najpogostejši primeri neurejenosti podatkov, ki jih v Resultu pri podjetjih zaznavajo, so neenotni šifranti, največkrat med hčerinskimi podjetji iz različnih držav. Potem nekoherentno zabeleženi podatki, ko zaposleni na različne načine vnašajo enake podatke. »Srečujemo se tudi s takšnimi, ki imajo iste podatke zapisane večkrat z različnimi oznakami. Denimo, da sistem evidentiranja navzočnosti na delu in sistem evidentiranja opravljenih ur po posameznih projektih nista povezana. Morda niti nimata ključa, ki bi ju povezal. Podjetje pa muči vprašanje, ki se tiče prav te povezave,« razlaga Župevec.

Med primeri podjetij, ki imajo neurejene podatke izpostavi primer direktorja nekega podjetja za prodajo potrošnih materialov na debelo, ki je slutil, da neučinkovito obračajo zaloge, zato so želeli konsolidacijo plana nabave in prodaje. Prodajalci, ki so hkrati v celoti skrbniki svojih programov, so pogosto naročali več materiala, saj se niso želeli znajti v situaciji, ko strankam ne bi mogli takoj ponuditi želenega. V nabavi zato niso mogli optimalno znižati stroškov, kar je negativno vplivalo na poslovanje.

Kako naposled le uredijo svoje podatke

V Resultu izpostavijo, da v podjetjih v sodelovanju z njimi izvedejo optimizacijo, poenostavijo planski proces, številne Excelove tabele spremenijo v enotne forme za vnos plana, plan in proces priprave pa prestavijo v kontrolirano okolje planske aplikacije BizView, v kateri so povezane urejene baze podatkov. Posledice so povečanje hitrosti in natančnosti planiranja, ki ju zagotavlja enoten pristop, popoln nadzor nad dejansko zalogo ter povezava prodajnega načrta z nabavo. Ta sledi natančnemu planuin ne več odločanju prodajalcev čez palec.

BizView je v zahodni Evropi izredno uveljavljen sistem, ki je specializiran za finančno in poslovno planiranje, analiziranje in poročanje ter je eden najbolj fleksibilnih in naprednih v zadnjih petih letih. »Namenjen je malim in srednjim podjetjem, ki imajo od pet do 50 milijonov evrov letnih prihodkov. Takšnih pa je v Sloveniji več tisoč. Pogosto imajo razvejeno mrežo ali hčerinskih podjetij ali poslovnih enot oziroma imajo vsaj pet oseb, vključenih v planiranje,« pojasni sogovornik, za koga je namenjen omenjen produkt. Doda, da je zelo dober pri finančnem planiranju, napovedovanju in poročanju. »Podjetja sicer ne razmišljajo o tem, da v nekem procesu, za katerega menijo, da dobro teče, vsako leto izvajajo tudi naloge zaradi nalog samih, ker jih pač morajo, in da zaradi tovrstnega obsega dela in nenatančnosti pravzaprav izgubljajo denar,« opozori.

Od 60 do 80 odstotkov manj porabljenega časa za pripravo poslovnega plana in analiziranje

Posledično je z vpeljavo prej omenjene optimizacije seveda še en pozitiven učinek – prihranek časa. Župevec pri tem izpostavi primer vodje financ v nekem podjetju, ki vsak mesec porabi dva do tri dni za konsolidacijo poročil o poslovanju posameznih podjetij v skupini. Ta združi v Excelu, pripravi poročilo za članico uprave, ki ga predstavi drugim članom vodstva podjetja. Če preračunamo, znese to na letni ravni do 36 delovnih dni, kar je skoraj dva polna delovna meseca.

»Dobra praksa iz podjetij kaže, da za pripravo poslovnega plana in analiziranje porabijo od 60 do 80 odstotkov manj časa. Ne čez noč, saj je najprej treba pogledati, kako procesi tečejo. Bo pa ta oseba dobila dodaten čas, da načrte in analize opravlja še kakovostneje,« zaključuje vodja programa Poslovno planiranje v podjetju Result.

članek je povzet iz intervjuja z Nejcem Župevcem objavljenega v Financah, maj 2019.

Ne spreglejte sorodnih člankov