Excel je najboljši za planiranje – dokler ni več.

25. aprila 2011 je zaprla vrata zadnja tovarna na svetu, ki je izdelovala pisalne stroje. To je bilo v Indiji. Pisalni stroji so čudovite mehanske naprave. Pa bi z njimi opremili svoje pisarne?

Ne, ker ni praktično uporabljati zastarelih orodij.

Menedžerji in vodje veliko govorijo o novih, sodobnih pristopih v procesu planiranja. A številna uspešna slovenska podjetja še vedno ne uporabljajo sodobnih orodij za pripravo planov. Včasih res prav nobenega, včasih pa zgolj minimalno procesno in programsko podporo v kombinaciji s tradicionalnim kraljem planiranja – Excelom.

Še bolj presenetljivo je, da menedžerji tega ne problematizirajo, celo zadovoljni so s stroškovno učinkovitostjo. Če jo sploh lahko ugotovijo.

Ljudje se držijo navad, tudi ko niso več praktične.

Tradicija Excela je na področju planiranja in spremljanja poslovanja močna. Zaposleni dobro obvladujejo Excel, so napredni uporabniki. Njihove tabele so lepe, urejene, grafi tudi, in z makri povezane tabele delujejo. Menedžerji so zato zadovoljni, saj so številke, poročila in ostali dokumenti ob roku na mizi. Navajeni so takšnih fiksnih, statičnih pregledov.

Zdi se praktično, a ne? Definirajmo praktičnost.

Kaj je bolj pomembno:

• To, da zna orodje uporabljati vsak, ali to, da za plan porabimo tedne namesto minut?
• To, da je graf tak, kot smo ga navajeni, ali to, da temelji na mesec dni starih podatkih?
• To, da nas orodje “nič ne stane”, ali to, da je zaradi porabe časa planiranje izjemno drago?

Ampak do zdaj je to čisto delovalo.

Morda. A ne pozabimo, da ko gledamo v napoved oz. plan, pravzaprav gledamo v stanje preteklega meseca ali celo dveh. To je že davna zgodovina v trenutnih hitro spremenljivih situacijah na trgu.

Je to res dovolj dobro?

Bo čez leto dni še dovolj dobro voditi podjetje na osnovi stanja izpred nekaj mesecev? Ali vemo, kako hitro se lahko oz. mora “obračati” naše podjetje? Koliko časa porabimo za pripravo plana? In predvsem koliko nas to stane?

V času pandemije smo vsi doživeli test praktičnosti.

Kako hitro smo pripravili drugačen poslovni scenarij, ko se je zgodila pomladanska kriza ob koronavirusu? Smo nov plan lahko naredili že februarja, ko se je katastrofa še bližala ali smo šele maja, globoko v spremembah, uskladili tabele “za nazaj”?

Ne moremo voziti naprej in gledati v vzvratno ogledalo. Plan služi ustvarjanju prihodnosti, ne obujanju preteklosti.

Uspešni gledajo naprej, ne nazaj.

Planiranje “na roke” v Excelu ni anomalija, veliko podjetij ga uporablja. Tudi nekaj trenutno uspešnih. Ni pa to način planiranja uspešnih tudi v prihodnje.

Ročno planiranje pomeni poenostavljen in sporadičen način. Običajno se izvaja enkrat letno, v novembru za prihodnje leto. Osnovna težava takšnega pristopa brez procesne in programske podpore je, da te enkratne tabele, ki jih divje pripravljajo in prilagajajo vsako leto znova, med seboj niso povezane. Planskih vrednosti ne izračunavajo sproti in vzajemno, zato ne povezujejo medsebojno odvisnih procesov podjetja.

Kakšna je “korist” od ročnega planiranja?

Izkušnje tistih, ki so prešli na sodobna orodja za planiranje, kažejo naslednje.

Še tako dobro organiziran ročen način dela:

• zgolj minimalno ali nič ne prispeva k pospešitvi rasti in optimizaciji prihodkov in stroškov,
• nima skorajda nobenega vpliva na fleksibilnost kadrovske politike in
• ne omogoča hitrega pregleda alternativnih pristopov k obračanju zalog.

Pomeni pa nekatera resna tveganja:

• potencialna izguba planskih podatkov,
• neregistrirane napake v številkah, ker ni programskih kontrol,
• izguba znanja in velika odvisnost od posameznih zaposlenih.

Ročno planiranje je le spremljevalec, vzdrževalec obstoječega stanja, nikakor pa ne aktiven soustvarjalec prihodnosti. Kar pa bi moral biti. Pravilno in hitro odločanje se začne s pravilnim in hitrim planiranjem!

Dovolj je zastarelih orodij.

V uredništvih časopisov ni več pisalnih strojev. Taksi ne pride več na dom s konjsko vprego. Monterji pohištva ne delajo več z ročnim izvijačem.

Čas je, da gre planiranje s tabelami v zaslužen pokoj.

Se želite pogovoriti o vaših izzivih finančnega in poslovnega planiranja? Na voljo smo vam za kratek neobvezujoč posvet.

Ne spreglejte sorodnih člankov